Anggaran Perusahaan

PENGENDALIAN PIUTANG

Piutang merupakan unsur penting dalam neraca.

Prosedur yang wajar dan cara pengamanan yang cukup terhadap piutang penting
bukan saja utk keberhasilan perusahaan, tetapi juga untuk memelihara hubungan yang
memuaskan dengan pelanggan.

Pengendalian piutang dimulai sebelum ada persetujuan untuk mengirimkan barang
dagangan, sampai setelah penyiapan dan penerbitan faktur, dan berakhir dengan
penagihan hasil penjualan.

Prosedur pengendalian piutang berhubungan erat dengan pengendalian penerimaan
kas disatu pihak, dan pengendalian persediaan dilain pihak, sehingga piutang
merupakan mata rantai diantara keduanya.

3 (Tiga) bidang pengendalian piutang:

1.      Pemberian Kredit Dagang

Kebijakan kredit dan syarat penjualan harus tidak menghalangi penjualan kepada para pelanggan yang sehat keadaan keuangannya, dan juga tidak boleh menimbulkan kerugian yang besar karena adanya piutang sangsi yang berlebihan.

2.      Penagihan (Collections)

Apabila telah diberikan kredit, harus dilakukan setiap usaha untuk memperoleh  pembayaran yang sesuai dengan syarat penjualan dalam waktu yang wajar.

3.      Penetapan dan penyelenggaraan pengendalian intern yang layak.

Membuat suatu sistem pengendalian intern yang memadai untuk memastikan bahwa semua penyerahan barang sudah difakturkan, atau difakturkan sebagai manamestinya kepada para pelanggan, dan bahwa penerimaan benar-benar masuk kedalam rekening perusahaan.

Tanggung jawab Controller:

·         Penyelenggaraan catatan piutang dalam kondisi yang memuaskan untuk  memenuhi keperluan kepala bagian keuangan, manajer kredit, dan controller.

·         Penetapan dan penyelenggaraan pengamanan pengendalian intern yang  diperlukan.

·         Penyiapan laporan-laporan yang diperlukan untuk pimpinan departemen kredit,
dan yang lain-lain mengenai kondisi piutang dan hal-hal yang berhubungan
dengan itu.

·         Penilaian piutang secara wajar dalam neraca, termasuk pembentukan penyisihan  (cadangan) yang diperlukan.

Tugas Departemen Kredit:

1.      Penetapan kebijaksanaan kredit. Ini melibatkan pertanyaan2: derajat resiko bagaimanakah yang akan diterima; bagaimana ketatnya syarat kredit harus diberlakukan; kebijaksanaan2 penyesuaian apakah yang akan diikuti.

2.      Penyelidikan kredit. Ini memerlukan prosedur yang kontinue utk memperoleh dan menganalisa informasi mengenai tanggung jawab para pelanggan sekarang dan yang prospektif.

3.      Persetujuan kredit. Ini memerlukan prosedur melalui mana departemen kredit menyetujui kredit atas para pelanggan baru dan meneruskan pemberian kredit dagang kepada para pelanggan lama.

4.      Penetapan batas kredit. Biasanya persetujuan dibatasi sampai suatu jumlah
tertentu, dan harus dirancang rencana untuk mengecek pemberian kredit pada
titik ini, atau setidak-tidaknya, untuk memberitahu kepada yang berwenang
bilamana batas tersebut telah dicapai.

5.      Pelaksanaan syarat diskon. Diskon (korting) yang ditawarkan untuk pembayaran
segera sering diambil oleh para pelanggan setelah masa diskon yang diperkenankan, harus ditetapkan suatu kebijaksanaan dan prosedur untuk memberlakukan syarat diskon.

6.      Metode penagihan. Harus diatur langkah2 penagihan yang pasti utk piutang2
yang lambat dan tertunggak. Ini meliputi penjadwalan pengiriman surat
penagihan, prosedur tindak lanjut dan lain-lain.

7.      Penyesuaian kredit. Ini meliputi penyelesaian piutang, partisipasi dalam komisi
kredit, dan mewakili perusahaan dalam urusan pengawasan kurator dan kepailitan.

8.      Persetujuan penghapusan piutang. Tanggung jawab utk penghapusan piutang harus diprakarsai oleh departemen kredit, meskipun persetujuan akhir perlu melalui kepala bagian keuangan atau kontroller, ditinjau dari segi kepentingan pengendalian intern akuntansi yang baik.

9.      Catatan kredit. Perlu diselenggarakan berbagai catatan kredit disamping catatan  pembukuan finansial

Standard2 untuk departemen kredit:

1.      Hubungan penjualan kredit dengan penjualan total. Hal tersebut  mengindikasikan mengenai pengaruh kebijakan kredit pada volume penjualan.

2.      Hubungan kerugian piutang sangsi dengan penjualan kredit. Kerugian yang  tinggi dapat menunjukkan kebijaksanaan kredit yang terlalu longgar.

3.      Prosentase penagihan. Menunjukkan hubungan antara jumlah piutang yang  ditagih selama suatu periode dengan saldo awal piutang pada awal periode.

4.      Umur rata-rata piutang*

5.      Prosentase penunggakkan. Mengukur banyaknya debitur dan jumlah piutang yang telah jatuh tempo.

6.      Prosentase penolakan. Menunjukkan proporsi permintaan kredit yang ditolak.

Umur Piutang

Waktu rata-rata dari saldo piutang dapat dihitung dgn menggunakan formula sbb: (Piutang Rata-rata/Pejualan Kredit)x360 Adalah banyaknya hari piutang penjualan yang belum tertagih (waktu rata2 peredaran piutang).

Yang harus diperhatikan:

Ø  Trend dari angka tersebut dari tahun ke tahun apakah meningkat atau menurun.

Semakin menurun semakin baik tapi semakin naik maka semakin buruk.

Ø  Membandingkan angka tersebut dengan masa kredit yang ditetapkan oleh  manajer

Untuk pengendalian intern:

1.      Faktur kepada pelanggan dibandingkan dgn memo pengiriman/penyerahan oleh seorang pegawai yang independen. Perbandingan ini meliputi baik kuantitas maupun uraian mengenai barang2 yang diserahkan.

2.      Semua barang yang dikeluarkan dari perusahaan harus mempunyai memo
penyerahan/pengiriman. Lebih baik memo tsb diberi nomor lebih dahulu, dan
seorang pegawai yang independen harus ditugaskan utk memastikan bahwa
semua nomor dipertanggung-jawabkan sebagaimana mestinya.

3.      Harga pada faktur dicek secara independen thd daftar harga, begitu pula harus  dicek semua perkalian dan penjumlahan dalam faktur.

4.      Secara periodik perincian piutang dicek thd perkiraan buku besar dan
direkonsiliasikan, lebih baik oleh seorang pemeriksa intern atau oleh pegawai
lain yang independen.

5.      Pengiriman laporan bulanan dan permintaan konfirmasi kepada pelanggan harus  dilakukan secara mendadak oleh pihak ketiga yang independen.

6.      Semua tugas pengurusan kas harus dipisahkan dari tugas penyelenggaraan  catatan/pembukuan piutang.

7.      Semua penyesuaian khusus untuk diskon, retur, atau potongan2 lain harus  mempunyai persetujuan khusus.

8.      Harus diselenggarakan suatu catatan khusus mengenai semua piutang sangsi
yang dihapuskan, dan harus dilakukan suatu tindak lanjut yang tetap atas
piutang seperti ini untuk dapat memperkecil bahaya adanya penerimaan, tetapi
yang tidak dibutuhkan.

9.      Secara sampling, lembaran penerimaan dapat dibandingkan dengan perkiraan  piutang dan laporan pengiriman/penyerahan.

10.  Faktur dapat dikirimkan kepada para pelanggan melalui unit tersendiri.

Pembentukan cadangan piutang ragu2

1.      Metode pertama adl dgn mengaplikasikan suatu prosentase tertentu terhadap
penjualan bulanan untuk membentuk cadangan. Prosentase tsb ditentukan
berdasarkan pengalaman yang lalu dan dapat diaplikasikan terhadap penjualan
total apabila sebagaian besar penjualan dilakukan secara kredit.

2.      Metode kedua adl melalui analisa atau penilaian terhadap masing2 perkiraan
piutang. Tehnik tsb hanya dapat dipergunakan apabila banyaknya piutang relatif
sedikit.